Verzuimprotocol maken, zo doet u dat

Uw werknemer is ziek. Welke stappen moeten u en uw werknemer dan precies nemen? Het is handig om alle stappen op een rij te zetten voor beide partijen. Dat doet u in een verzuimprotocol. Hoe maakt u zo’n protocol? Tips en een voorbeeld.


Verzuimprotocol, wat is het?
In een verzuimprotocol legt u vast wat er precies gebeurt zodra een werknemer ziek wordt en daardoor niet kan werken. U zet alle stappen op een rij, van ziekmelding tot betermelding. Maar wat als een werknemer voor lange tijd uit de running is of zelfs volledig afgekeurd wordt? Ook de stappen die u dan moet nemen legt u vast in een verzuimprotocol. Aan de hand van het stappenplan weet u dan precies wat u en uw werknemer moeten doen.

Verzuimprotocol, hoe maakt u hem?
U kunt als werkgever zelf een verzuimprotocol maken, maar deze moet wel voldoen aan de wettelijke regels. De basisregels zijn te vinden in de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast kunt u nog specifieke regels opnemen die gelden binnen uw bedrijf. Bij het maken van een verzuimprotocol is het slim om ook de afspraken met uw arbodienst of bedrijfsarts erbij te nemen. Deze staan in het contract dat u met hen hebt afgesloten en/of in hun aanvullende voorwaarden.

Verzuimprotocol, wat staat er precies in?
In het verzuimprotocol beschrijft u gedetailleerd wat de correcte stappen zijn rondom verzuim. Ook beschrijft u de rechten en plichten die er gelden rondom deze stappen. Denk in ieder geval aan de volgende zaken:

1. Regels rond ziekmelding
Op de eerste ziektedag moet uw werknemer zich ziek melden. Maar hoe, hoe laat en bij wie? Dat zet u dus op een rij. Bijvoorbeeld: telefonisch, voor 9.00 uur bij uw directe leidinggevende. Het is slim om ook te bepalen welke informatie u precies nodig hebt bij een ziekmelding. Bijvoorbeeld:

  • Wat is de vermoedelijke duur van het verzuim?
  • Wat kunt u als werkgever doen om te helpen?
  • Op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer is uw werknemer te bereiken?
  • Welke werkzaamheden kunnen nog wel uitgevoerd worden?
  • Is er sprake van arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is?
Deze informatie geeft u direct door aan uw bedrijfsarts en/of arbodienst waar u mee samenwerkt.

2. Bereikbaarheid tijdens ziekte
U beschrijft ook in hoeverre uw werknemer tijdens zijn verzuim bereikbaar moet zijn voor (onaangekondigd) contact met u of met de arbodienst. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de medewerker gebeld wordt door de arbodienst voor meer informatie of dat er een huisbezoek plaatsvindt. Verblijf op een ander adres, permanent of tijdelijk, moet altijd binnen 24 uur aan de leidinggevende en aan de arbodienst worden doorgegeven. Voor een bezoek aan de bedrijfsarts, huisarts, fysiotherapeut of een andere medisch specialist mag het opgegeven adres verlaten worden. Ook als er in andere gevallen toestemming is van de leidinggevende, mag de werknemer het adres verlaten.

3. Rechten en plichten zieke werknemer
Uw werknemer is verplicht om mee te werken in het proces. Hij moet open staan voor regelmatig contact met de arbodienst of bedrijfsarts. Ook als er sprake is van langdurige ziekte en re-integratie heeft de werknemer verplichtingen, zoals het accepteren van passend vervangend werk. Ook deze regels en bijbehorende stappen legt u vast in het verzuimprotocol. Beschrijf ook de rechten die uw werknemer heeft om zelf initiatief te nemen. Bijvoorbeeld het recht om zelf een spreekuur te bezoeken bij de arbodienst of bedrijfsarts.

4. Contact met uw werknemer
Het is slim om ook zelf regelmatig contact op te nemen met uw zieke werknemer. Beschrijf in het protocol wanneer en hoe dit contact zal plaatsvinden. Bijvoorbeeld telefonisch in de eerste week na ziekmelding en vervolgens om de week. U moet als werkgever minimaal elke zes weken contact hebben met uw zieke werknemer. U kunt tijdens dat contact zelf afspraken maken met uw werknemer over de werkhervatting en eventuele maatregelen die genomen kunnen worden om dat te bespoedigen.

5. Probleemanalyse en plan van aanpak
Binnen zes weken na de ziekmelding maakt de arbodienst op basis van alle beschikbare informatie een probleemanalyse en geeft een advies over het werkhervattingstraject. Op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies stelt u samen met uw werknemer een plan van aanpak op. Zodra dit plan klaar is, stuurt u de arbodienst een kopie.

Verdere stappen bij langdurige ziekte
De vervolgstappen bij langdurige ziekte en arbeidsongeschiktheid kun je ook nog vastleggen in het verzuimprotocol. Benoem ook de geldende regels tijdens dit proces. Voeg bijvoorbeeld de volgende thema's toe aan uw verzuimprotocol:
  • Re-integratiedossier
  • WIA-aanvraag
  • Herstel en betermelding
  • Vakantie
  • Ziekmelding vanuit het buitenland
  • Second opinion bedrijfsarts
  • Klachtenprocedure arbodienst
  • Sancties bij niet nakomen afspraken
  • Privacy
Voorbeeld verzuimprotocol
Het is een flinke taak om zelf een verzuimprotocol op te stellen die voldoet aan alle wettelijke eisen en je eigen wensen. Het is daarom slim om een model of sjabloon te gebruiken van een betrouwbare partij. Dit model kunt u vervolgens ombouwen tot uw eigen verzuimprotocol. Gebruik bijvoorbeeld het model Verzuimprotocol van De Goudse (gratis download). Hierin worden de bovengenoemde thema’s verder uitgewerkt. Een ideale basis voor uw eigen verzuimprotocol.